招标采购价格数据督察新机制

  采购价格督查能够迅速排查市场信息严重不对称、采购招标过程潜在围标、采购人员专业能力不够、供应商与内部串通等采购风险隐患。本文介绍了运用大数据思维和技术方法创新构建的采购价格数据督查新思路, 分析了大唐集团采购价格数据督察新机制的运作情况, 这种新形势下的数据督查机制丰富了招标采购管控的手段, 提高了采购工作的质量和效率, 为下一步以大数据支撑采购策略智慧化提供了新的依据。

  采购价格是采购成本管控的重要指征, 在采购价格异常的表象下, 往往潜藏着市场信息严重不对称、供应渠道层次过多、采购招标过程围标、采购人员专业能力不够、供应商与内部串通等情况。同时, 采购价格管控水平也能反映出采购单位的科学决策能力、采购人员的履职能力。主动对采购价格进行督察, 可以在加强采购成本管理的同时, 有效地预防采购过程可能的隐患风险, 增强专业采购人员的业务素质。

  采购价格督察是大唐集团贯彻阳光采购、高效采购、成本管控的重要手段。改进督察的工作质量, 拓展督察的广度和深度, 以督察之力, 促进落实成效, 有利于集团在采购管理过程中抓住流程高效、成本管控、合规管理的关键环节。便于及时有效地发现问题, 解决问题, 通过举一反三, 推动集团更大范围内的管理提升。

  开展采购价格分析督察工作, 可以着力解决市场价格信息不对称、供应渠道不合理、采购人员履职能力不强等问题, 在挖掘供应链价值的同时, 深度排查管理风险隐患。在督察过程中, 应坚持产品全生命周期效益最大化的评价原则, 虽然价格不是愈低愈好, 但应在合理范围, 要求综合质量、货期、售后服务等因素最优, 对降低企业整体成本效用最好。

  以往常规督察大多采用下发督察通知、打电话催办、上报进展情况等方式, 面临着实际督察工作人员少、人工督察效率低、被督察单位相互扯皮、督察结果时效滞后等问题, 总是领导要求什么就查什么、碰到什么就查什么, 很难有时间在察觉缺陷、处理问题上下功夫, 很难开展主动督察、高效率督察, 督察方式的创新迫在眉睫。

  数据督察就是运用大数据思维和技术手段, 通过信息化平台汇聚长期以来集团范围的所有采购、验收、耗用、库存和供应商数据, 对数据进行整理、归类、分析、预测, 对业务数据检查分析, 充分发挥历史积累数据的价值, 提升督察工作效率和质量, 推动采购业务与大数据应用深度融合, 这是新形势下督察工作升级的必由之路, 对于采购成本管控工作的质量和效益均具有重要意义。

  数据督察尤其可以在风险隐患的初期, 自动预警和发现集团各层级采购可能存在的问题风险, 便于及时纠正问题, 对规范采购行为和成本管控具有非常重要的作用。在新时代新作为要求下, 善于收集数据、分析数据, 用数据说话, 已经是做好采购管理的基本功。懂得数据, 用好数据, 增强利用数据推进工作的本领, 已经成为新时代管理干部的必修课。

  开展价格数据督察工作, 可以不断提升采购督察效能, 紧紧抓住当前工作中存在的薄弱环节, 进一步提升发现查纠、预警、预控风险的能力。在现场督察开始前, 通过全面数据分析排查, 在全局范围中突出重点, 在业务逻辑中排查问题, 从各个方向上防止疏漏, 让数据多跑路, 使得督察无盲区, 效率和质量都会明显提高, 远远好于碰到什么就查什么的简单现场督察。

  总之, 数据督察就是按照“整合、共享、深化应用”的总体思路, 坚持实战牵引、立足实际、着眼实效的原则。强调进行查前数据案头准备分析, 梳理整合碎片数据, 建立数据关联关系, 从业务逻辑上研究分析风险, 提出可能的问题隐患, 然后再进行现场核查。

  2018年4月大唐集团组织首次全范围的采购价格数据分析工作, 数据来自集团28家分 (子) 公司, 89家基层企业, 时间选自2015年以来的所有采购数据, 共计100.3万条交易记录, 完成集团《通过订单价格分析挖掘效益、排查隐患》的数据分析报告。通过本次大范围的比较分析, 发现由于市场行情报价信息不对称, 集团各单位采购价格相差悬殊, 以火电厂大宗材料盐酸为例, 最高价超过最低价的几倍, 即便在同一区域内, 也有电厂存在35%～64%的价差。

  导致价格差异的因素还有采购人员专业素质不高、履职能力不强等情况, 可以设想如果等到大规模专项检查时, 再发现此类问题, 延误时间更长, 经济效益流失更多, 问题也可能愈加严重。因此, 在价格数据分析发现异常时立即进行核实和督察, 要求相关单位说明情况, 查清原因, 及时纠正。部分电厂开展检查整改后, 盐酸价格下降了40%～75%不等。存在类似情况的还有硫酸、液氨、尿素、液碱、球阀、电焊条、轴承等。

  示范数据分析和通报为基层电厂采购人员打开了全国市场的视野, 指导采购人员掌握了解市场信息的方法, 从而提高采购的科学决策能力, 从各个层级提升了集团整体的降成本、增效益能力。通过开展常态的数据监测, 及时对苗头性、倾向性问题进行提示提醒, 有效采取预防措施, 能够大幅度增强督察工作的主动性。

  示范突出了数据督察降本增效的技术优势, 也有利于促进阳光采购的合规监督工作, 并且模式和经验在集团范围内可复制、可推广、可操作。各单位在实际采购过程中, 不仅要求采购程序规范, 还应该做好市场分析、质量和价格比较。每次采购结果提交本企业的采购领导小组审核时, 应附采购价格合理性说明。

  根据《通过订单价格分析挖掘效益、排查隐患》分析报告的建议意见, 此次主动督察到10家数据异常的分 (子) 公司, 大多数分 (子) 公司从不敏感、无意识, 转变到充分重视和共同推进, 按照“核实问题, 说清原因, 督导履职”的要求, 会同基层责任单位, 抓住异常问题, 还原当时场景原因, 进行举一反三的整改。

  如果数据督察仅仅局限于集团总部, 局限于少数专业人员, 容易出现覆盖面不广、及时性不足、事前控制不到位等问题, 不利于充分的发挥数据督察的作用, 不利于扩大采购成本管控的经济效益。我们总结了首次数据督察的模式方法和注意事项, 将专业化理念性的研究探索, 转化成便捷、有力的新型管理工作模式, 快速应用到集团各个层级, 建立了从上到下、覆盖三级的立体价格数据督察机制。

  5月份集团印发《关于深入开展物资采购价格分析督察工作的指导意见》, 指导示范挖掘供应链价值的理念和方法, 强调落实岗位责任, 建立长效机制。要求所属各单位提高思想认识, 牢固树立分析督察的先进理念。在具体落实上要实质重于形式, 不断探索分析督察的务实举措。从始至终坚持创新引领, 着力构建分析改进的高效机制, 重点要夯实基础工作, 追求事半功倍的综合成效。

  指导意见要求各省级物资公司充分发挥市场采购的专业能力, 主动开展市场调研分析, 针对规模化采购寻找一手货源, 努力减少采购经销环节, 挖掘供应链潜在价值, 不满足于简单的采购平台询价。

  建立集团范围的定期价格分析督察机制, 形成了上下动员, 齐抓共管的人民战争氛围。各分 (子) 公司将数据督察纳入例行工作, 在日常价格检查分析过程中, 发现异常立即进行核实和督察。各分 (子) 公司明确数据督察工作的责任人, 根据管理重点、薄弱环节, 不断调整检查分析的范围, 力争在一个年度覆盖各主要的采购品类。在每年的1、4、7、9月份15日前, 将上季度数据分析督导情况报集团公司。

  从二季度开始, 各分 (子) 公司通过价格分析督察、框架采购和加强集中管控, 已经带来初步经济效益。山西公司某电厂通过掌握市场合理价格信息, 扩大采购寻源范围, 盐酸单价降低到历史采购价格的31%。河北公司整个区域2018年盐酸平均价格比2017年降低50%。湖南公司消防器材框架采购与历史成交价格对比, 降低22%。安徽公司密封件采购价格降幅超过10%, 硅酸铝针刺毯等保温材料降幅达到50%。吉林公司二季度集中采购物资价格整体下降12%。宁夏公司建立价格分析督察机制后, 及时对价格偏差较大的物资进行研究, 提出针对改进措施, 许多单项采购节约2万～8万元。

  其中, 陕西公司通过开展采购价格督导工作, 利用历史数据挖掘管理效益, 理清管理思路, 优化采购方案, 规范采购流程, 在《山西公司物资月报》通报价格督导情况, 使得区域内各单位对采购价格敏感度大幅提高, 从思想认识上转变观念, 为采购成本管控工作奠定良好的基础。

  湖南公司价格分析督察工作基础较好, 在集团指导意见印发后, 重点对价格偏差较大的物资进行了专题分析, 要求发生问题的单位说清原因、督导改进。每月编制一期《价格督导信息》, 印发给相关部门和各基层单位, 督察工作效果明显。

  在集团层面, 按季度对工作开展遇到的困难及处理措施认真梳理, 总结提炼, 抓正面典型, 发现和分享基层的创新举措和鲜活经验, 以点带面, 完善规范。在集团视频工作会议上进行点评, 通报先进分 (子) 公司和落后企业。要求各分 (子) 公司利用各种方式, 宣贯分析督察、框架采购的先进理念和方法, 在政策机制上给予适当倾斜, 加强集团范围的横向交流, 开拓采购人员的视野, 为采购人员掌握市场信息提供便利, 提高采购人员的科学决策能力。

  先进的管理理念需要更好的技术支撑, 目前, 集团公司虽然已经实现集中采购, 但在数据集成、风险评价、预警提示等方面还存在薄弱环节, 缺少自动化的历史价格横向纵向对比、实时在线的主动推送提示等功能。集团“十三五”信息化目标将设计建设一个数字化、智慧化的供应链价值管理平台, 使得采购流程公开透明, 实现阳光采购, 实现职能从采购管理向供应管理转变, 实现全生命周期性价比最优的采购理念, 全集团共享库存, 全面降低库存水平。

  新一代采购与物资管理平台分为数据监管层、业务流程层、基础层三大层级, 管理人员通过平台的管控分析、业务分析, 实时监控、控制每笔采购的流程和数据比较, 提取沉淀的大数据, 借助云计算技术进行价格预测、风险识别, 对风险进行控制, 及时制止不规范、高风险的采购流程, 达到规范采购流程、降低采购风险的作用。做到用大数据支撑采购策略智慧化, 用一体化集成支撑流程管控全程化。

  2018年, 集团已明确采购与物资管理数据要作为数据资产发挥价值, 带来效益, “以共享为原则、不共享为例外”, 及时对分 (子) 公司和基层企业开放共享, 使得集团数据既作为人人监督的平台, 又作为辅助采购人员决策的工具。

  督察是手段, 落实是目的, 通过推进采购价格的数据督察工作, 集团优化升级了采购成本管控的新手段, 达到了规模效益和廉政成果并举的成效, 在督察运行机制进一步健全完善的同时, 集中管控的动态监督和预警能力得到逐步提升。

  督察是手段, 落实是目的, 通过推进采购价格的数据督察工作, 集团优化升级了采购成本管控的新手段, 达到了规模效益和廉政成果并举的成效, 在督察运行机制进一步健全完善的同时, 集中管控的动态监督和预警能力得到逐步提升。